La certification s'adresse à toute entreprise ou organisme soucieux :
     d'améliorer l'efficacité et la formalisation de son organisation,
     de consolider son image de qualité auprès de ses clients et de les fidéliser,
     de résoudre des dysfonctionnements internes liés aux processus techniques ou administratifs,
     de motiver son personnel à la qualité et au bon fonctionnement de l'entreprise,
     d'améliorer la performance globale par la maîtrise de la qualité,
     de distancer ses concurrents,
                ... suivant une démarche rigoureuse, avec des objectifs concrets et clairs.

Il est vivement recommandé d'utiliser la démarche de certification pour soutenir une politique de développement de la maîtrise totale de la qualité et d'engager, en temps réel, les améliorations à apporter au fonctionnement des services.

A cet effet, ce n'est pas "Ecrire ce qui se fait" qui doit être réalisé mais :
  "Ecrire ce qui doit être fait"

La certification "pour la certification", qui consiste à entreprendre le minimum d'actions d'améliorations indispensales et à mettre en place seulement les procédures obligées reste coûteuse, pour un résultat médiocre, et est porteuse d'effets pervers.

Méthodologie

La méthodologie proposée s'applique aux démarches ayant pour objectif la certification selon les normes suivantes:
      ISO 9001,    ISO 9002,     ISO 14001,    QS 9000,     EAQF,    50-C-QA

Phase 1 - DIAGNOSTIC QUALITE

Une analyse préalable de la situation de l'entreprise ou de l'organisme en matière d'organisation et d'écarts de conformité par rapport à la norme visée est toujours nécessaire.
Elle permet de cerner le champ de la certification projetée, de caractériser les dysfonctionnements majeurs ou les atouts à prendre en considération, de sensibiliser le personnel à la démarche qualité, de déterminer précisément l'importance des actions et des rédactions qu'il faudra entreprendre et ainsi de définir un plan d'actions initial.
Le diagnostic consiste pour le Consultant à analyser l'organisation des services par des entretiens avec les responsables des activités, par analyse des processus et par examens documentaires.
Il se traduit par un rapport détaillé regroupant les recommandations en matière d'actions à entreprendre et de procédures à élaborer.
Sa durée peut varier de 2 à 3 journées d'intervention pour un service de taille modeste, à une dizaine de jours pour une entreprise importante ou possédant plusieurs sites d'activité.

Phase 2 - ORIENTATIONS DU PROJET

Il s'agit, sur la base des enseignements du diagnostic initial, de définir les plans d'actions et le calendrier prévisionnel, de choisir le niveau de participation ou de directivité de la démarche vis à vis du personnel, de caractériser les formations éventuelles à programmer, de composer un comité de pilotage et de désigner un groupe projet ou un chef de projet, de définir la structure qualité à mettre en place, d'élaborer un plan de communication, de définir les ressources nécessaires et de les budgetiser.
Cette phase peut prendre de 1 à 3 jours avec l'aide du Consultant, éventuellement étalés dans le temps.

Phase 3 - LANCEMENT

Le lancement est souvent précédé d'une formation à l'Assurance de la Qualité des personnes devant accompagner le projet. Cette formation est une initiation de 2 à 3 jours des responsables concernés. Elle peut être complétée par un "atelier" de 1 à 2 jours, en liaison étroite avec la phase 2.

Le lancement consiste essentiellement à informer le personnel suivant le plan de communication établi et à démontrer l'implication effective de la Direction, à définir les tâches et à les ordonnancer, à coordonner le projet en définissant les responsabilités de chacun, à établir rapidement l'architecture du système documentaire et les normes de présentation et de gestion des procédures, à définir les outils de conduite de projet et les indicateurs de suivi.
2 à 3 journées de conseil sont généralement nécessaires.

Phase 4 - SUIVI DU PROJET

La durée totale d'une démarche n'est jamais inférieure à 6 mois et atteint plus généralement 1 à 2 ans.
Le Consultant intervient de façon régulière pour accompagner le projet et apporter au chef de projet interne son expérience en matière de conduite de projets qualité, d'interprétation des normes ainsi que de conception des procédures et des outils de gestion et d'organisation.
Suivant la taille du projet, l'implication et l'autonomie de la structure interne, parfois selon l'urgence, l'intervention du Consultant externe peut être de une journée par semaine à une journée par mois environ.
- Il participe à l'élaboration de la politique qualité
- Il s'assure notamment de la cohérence des procédures et des règles de fonctionnement élaborées par rapport
   aux orientation définies, aux besoins réels et aux exigences normatives
- Il corrige et améliore les textes si nécessaire
- Il conçoit les procédures générales les plus complexes
- Il réalise des analyses de processus ou anime des groupes de travail et propose des solutions aux problèmes
   existants et des améliorations
- Il s'assure de la mise en oeuvre effective des dispositions prises et des procédures
- Il veille particulièrement sur les indicateurs du suivi d'avancement du projet et informe la Direction

Phase 5 - AUDIT "A BLANC"

Un audit qualité interne est réalisé en 2 à 4 jours, avant la certification finale officielle. Il permet de s'assurer qu'il n'existe plus de non-conformité par rapport à la norme. Sinon, un plan d'actions correctives ultime est rapidement mis en oeuvre.
Si des auditeurs internes ont déjà été formés, ceux-ci participent utilement à cet audit.

Phase 6 - AUDIT DE CERTIFICATION

L'audit de certification peut alors être engagé. Celui-ci dure généralement 3 jours pour une certification ISO 9002 et 4 jours pour une certification ISO 9001. Sa durée sera augmentée pour des sites multiples, diminuée pour de toutes petites structures.
Lorsque la démarche a été convenablement appliquée, très peu de corrections du système de management par la qualité, généralement mineures, sont nécessaires avant attribution du certificat.
Les auditeurs agréés rendent compte des non-conformités constatées à la Direction de l'entreprise puis soumettent leur rapport d'audit à une commission de certification de l'organisme certificateur.
Celui-ci délivre le certificat dans un délai de un mois environ.

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